Robust samarbetskultur
Vår erfarenhet säger att det att med rimlig ansträngning går att skapa goda organisatoriska förutsättningar för samarbete, konstruktiv problemlösning och psykologisk trygghet. Därmed går det att förebygga uppkomsten av destruktiva konflikter. Att medvetet bygga en robust samarbetskultur handlar om detta.
En robust samarbetskultur kan hantera att det uppstår meningsskiljaktigheter och mellanmänskliga friktioner av och till, utan att förlora förmågan att med god kvalitét och effektivitet utföra verksamhetens uppgifter. Det handlar om att bygga gynnsamma förutsättningar för samarbete och problemlösning och en väl fungerande arbetsorganisation. Det ger en förmåga att klara sitt uppdrag även under press.
Erfarenhetsgrund
Metodiken robust samarbetskultur började utvecklas vid Göteborgs universitet omkring år 2000, med inspiration från amerikanska kollegor. De hade utvecklat koncept för konflikthanteringssystem i företag och förvaltningar. Sedan starten har vi genomfört sexton omfattande konsultuppdrag där vi stöttat olika uppdragsgivare i att identifiera egna utvecklingsområden och utforma handlingsplaner och strategier för att bygga och upprätthålla en robust samarbetskultur.
Inom ramen för uppdragsutbildningen Ledarskap i Offentlig Verksamhet vid Göteborgs universitet har omkring tvåhundra deltagande chefer och HR-specialister använt metodiken för att utveckla handlingsplaner för sina egna organisationer. Metodiken har också använts av mer än sexhundra studenter vid olika kurser på Göteborgs universitet, för att kartlägga arbetsplatser och utveckla handlingsplaner.
Sedan 2005 har flera hundra organisationskonsulter utbildats i metodiken och många av dessa använder modellen för att bygga en robust samarbetskultur som stöd i arbetsmiljökartläggningar, konflikthantering och organisationsutveckling.
Förebygg konflikter
Att bygga en robust samarbetskultur - förebygga konflikter i arbetslivet ger en ingående forsknings- och erfarenhetsbaserad framställning av metodiken.
Författare: Helén Carlson, Thomas Jordan och Anette Olheim.
Tre strategiska uppgifter
Att bygga en robust samarbetskultur handlar om att metodiskt och systematiskt skapa goda förutsättningar för medarbetare och chefer att samarbeta och lösa verksamhetens uppdrag, även under press. Modellen sätter fokus på hur man kan minska organisationens konfliktpotential och lösa frågor i ett tidigt skede så att de inte eskalerar. Metodiken innehåller också stöd för hur man kan stärka förmågan att hantera de konflikter som trots ansträngningar att skapa goda förutsättningar kan uppstå.
En robust samarbetskultur beskriver en organisation med hög grad av psykologisk trygghet och med god förmåga till lärande och anpassning. Samtidigt är ett arbete med robust samarbetskultur ett sätt att i praktiken efterleva föreskrifterna i arbetsmiljölagen och att följa lagkraven på ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
Att bygga en robust samarbetskultur kan delas upp i tre huvudsakliga deluppgifter:
1 - Inventera organisationens konfliktpotential. Inventeringen ger en möjlighet att genom väl valda åtgärder minska risken för att problem och konflikter uppstår i onödan.
2 - Skapa goda förutsättningar för tidig problemlösning. Det handlar om att vidta åtgärder för att skapa goda förutsättningar för medarbetare och chefer att lösa problem i ett tidigt skede.
3 - Förbereda organisationen för hantering av konflikter. Oavsett hur väl en organisation bygger goda förutsättningar för samarbete uppstår det förr eller senare mer eskalerade konfliktsituationer, och då behöver organisationen ha en beredskap för att hantera dem.
Ett arbete för en mer robust organisation och god samarbetskultur behöver inte innefatta samtliga steg och delar samtidigt. Vi är väl medvetna om att förutsättningarna för att systematiskt bygga långsiktiga strategier ser olika ut i olika organisationer. Även om vi återger modellens olika element som delar i en större helhet, vill vi bjuda in dig som läser att också se delarna som ett smörgåsbord där man kan välja att arbeta med den del som man bedömer har starkast relevans för verksamheten just nu.
1. Inventera organisationens konfliktpotential
Alla verksamheter där människor behöver samarbeta har en konfliktpotential. Vi har frågor, önskemål, olika synsätt och behov som inte alltid så enkelt går att förena. Men det handlar inte bara om vilka frågor som uppstår i en verksamhet. En del frågor med konfliktpotential orsakas av ordningen i organisationen och det rådande arbetsplatsklimatet. En välordnad arbetsorganisation och en god samarbetskultur ger bästa möjliga förutsättningar för medarbetare och chefer att fullgöra verksamhetens uppdrag. Då ges goda förutsättningar att lösa de frågor som uppstår på ett konstruktivt och samarbetsorienterat sätt. För att medvetet bygga en robust samarbetskultur är det därför värdefullt att inventera förutsägbara frågor, göra en översyn av arbetsorganisationen och undersöka den rådande samarbetskulturen. Det ger möjlighet att genom väl valda åtgärder minska risken för att problem och konflikter uppstår i onödan, och bygga goda förutsättningar för att samarbeta och lösa problem.
Förutsägbara konfliktfrågor
I alla verksamheter finns det frågor och situationer som ger upphov till friktioner. Dessa går ofta att förutse för den som har god inblick i verksamheten. Det handlar om frågor där man av erfarenhet vet att samarbetet sätts på prov, och som man behöver vara bra på att hantera. Vilka situationer och frågor det rör sig om skiljer sig markant åt mellan olika typer av verksamheter. En verksamhet blir mer robust om organisationen är väl rustad för att hantera de frågor som går att förutse. Första steget är att inventera vilka de viktigaste förutsägbara frågorna är, och utvärdera hur rustad organisationen är idag för att hantera dem. En sådan inventering sedan möjlighet att fokuserat stärka förmåga att hantera viktiga och förutsägbara frågor och situationer, och därmed stå stadigare vid påfrestningar av olika slag.
Översyn av arbetsorganisationen
Erfarenheten visar att många av de frågor som har en konfliktpotential orsakas av en otydlig organisation. Brister i arbetsorganisationen kan bädda för konflikter och sätta samarbetet på prov. En välordnad arbetsorganisation med goda organisatoriska förutsättningar för medarbetare och chefer gör det enklare att samarbeta och lösa problem i tidigt skede. Exempel på brister i arbetsorganisationen som försvårar samarbete och problemlösning är om det är otydligt vem som ska göra vad, vem som har vilket mandat, eller om det råder oklarheter kring mål och strategier hur vi ska göra för att nå målen. Andra brister som försvårar är om det saknas fungerande system för återkoppling, om arbetssituationen för chefer och/eller medarbetare är orimlig eller om det finns obalans mellan krav och resurser. De här bristerna leder förr eller senare till svårigheter att samarbeta och konflikter. För att bygga en robust samarbetskultur är det därför viktigt att göra en genomlysning av arbetsorganisationen. Det ger förutsättningar att åtgärda brister och förbättra förutsättningarna för samarbete och problemlösning.
Samarbetskultur
Även i en arbetsorganisation med hög grad av tydlighet, balans mellan krav och resurser och fungerande system för återkoppling, kommer det att uppstå situationer och frågor där det finns olika önskemål och synsätt som inte utan vidare går att förena. Då är det betydelsefullt vilket kommunikationsklimat som råder på arbetsplatsen. Om arbetsplatsen genomsyras av en god vilja att lösa de frågor som uppstår så ökar chanserna att man på konstruktiva sätt hittar lösningar och vägar framåt. Om arbetsklimatet i stället präglas av misstro, rivalitet och frustration, så kommer även relativt enkla frågor att vara svåra att lösa. Att ha en god samarbetskultur är viktigt för förmågan att lösa problem tidigt och konstruktivt.
2. Skapa goda förutsättningar för tidig problemlösning
Den andra strategiska uppgiften handlar om att medvetet och systematiskt bygga goda förutsättningar för samarbete och problemlösning. Att göra det lätt att lösa frågor tidigt. Erfarenheten visar att organisationer som har en robust kapacitet för tidig problemlösning arbetar systematiskt och uthålligt inom fem områden.
Ledarskap
Strategier för att skapa goda förutsättningar för ett gott ledarskap
Ett skickligt ledarskap har avgörande betydelse för att bygga en robust samarbetskultur, och det är något som verksamheten kan främja på flera olika sätt. Dels behöver chefer få rimliga förutsättningar för att utöva ett gott ledarskap med en rimlig arbetssituation, tydliga förväntningar, balans mellan ansvar och befogenheter och balans mellan krav och resurser. Dels kan man stärka förmågan hos ledare genom utbildningar, forum för kollegialt utbyte, handledning och avsatt tid för reflektion som en del av uppdraget.
Medarbetarskap
Strategier för att skapa goda förutsättningar för ett gott medarbetarskap
I en robust organisation med väl fungerande samarbetskultur känner sig medarbetare motiverade, tar sin del av ansvaret för ett fungerande samarbete, och har fokus på uppdraget. Detta är särskilt viktigt när samarbetet sätts på prov. Arbetsgivaren har en avgörande roll för att skapa förutsättningar som gynnar medarbetares motivation och förmåga i uppdraget. Man behöver ha strategier på plats som främjar ett gott medarbetarskap. Viktiga förutsättningar är bland annat tydliga mål, genomarbetade strategier, tydliga roller, uttalade mandat och uttalade förväntningar. Att ha en rimlig arbetsbelastning och balans mellan förväntningar och resurser är andra viktiga förutsättningar. Medarbetares förmåga kan också stärkas genom kompetensutveckling, kollegialt utbyte, handledning och regelbunden konstruktiv återkoppling.
Forum
Skapa anpassade och fungerande forum
För att lösa frågor i ett tidigt skede är det centralt att det finns väl fungerande och anpassade forum där frågor kan hanteras. Det behövs olika typer av forum, beroende på vilka aktörer som är berörda och vilka typer av frågor som ska behandlas. Exempel på forum för tidig problemlösning är regelbundna arbetsplatsträffar, korta morgon- eller veckomöten, korta regelbundna samtal mellan chef och medarbetare, medarbetarsamtal och samordningsmöten. Om ni vill vässa de forum som finns så kan man utbilda chefer eller andra mötesledare i effektiva och kreativa mötesformer.
Kultur
Inrätta ett systematiskt arbete med normer och värderingar, dvs. organisationens kultur
Det finns också möjligheter att direkt arbeta med arbetsplatsens normer, värderingar, förhållningssätt och kommunikationsklimat. Att systematiskt arbeta med att främja en problemlösande samarbetskultur är en del i byggandet av robusthet. Det handlar om insatser som direkt syftar till att utveckla normer, värdegrund, förhållningssätt och kommunikationsklimat. Det kan till exempel handla om att utveckla gemensamma riktlinjer för samarbete, arbeta med värderingar och normer, ha dialog kring situationer som man kan ställas inför, erbjuda handledning och återkommande fortbilda i samarbetsfärdigheter och kommunikation.
Organisation
Inrätta organisatoriska stödjande rutiner och strukturer
För att bygga en robust organisation är det viktigt att det finns stödjande organisatoriska strukturer som ger medarbetare och chefer goda förutsättningar att samarbeta och utföra sina uppgifter. När samarbetet fallerar finns det ofta brister i organisatoriska strukturer och stödsystem. Några områden som är viktiga är en tydlig ansvars- och arbetsfördelning, rutiner och tillvägagångssätt för återkommande situationer, rutiner för att hantera problem som uppstår, system och rutiner för ledning, styrning och verksamhetsplanering samt utvecklade arbetssätt för att arbeta med mål, syfte och strategier tillsammans i verksamheten.
Ett strategiskt arbete för att bygga en robust samarbetskultur blir konkret genom att uthålligt bygga goda förutsättningar inom dessa fem områden.
Arbetsmaterial
Här kan du ladda ned en översikt med förslag på tillvägagångssätt inom de fem områdena och ett arbetsblad att använda.
3. Förbered organisationen för konflikthantering
Den tredje uppgiften för att bygga en robust samarbetskultur handlar om att förbereda organisationen för att hantera konflikter. Oavsett hur väl en verksamhet skapar goda förutsättningar för samarbete och tidig problemlösning så kommer det alltid att uppstå situationer där konflikter eskalerar och blir destruktiva för verksamheten. Därför är det viktigt att utveckla en förmåga att leda in konflikter i så konstruktiva banor som möjligt.
Man behöver förbereda verksamheten inom två områden:
-
Konfliktavslut genom makt - En förmåga att skickligt genomdriva ensidiga beslut när så krävs, dvs. så skonsamt som möjligt använda makt för att avsluta en fråga.
-
Hantera konflikter - En förmåga att leda in konflikter i så konstruktiva banor som möjligt
Konfliktavslut genom makt
När man i en konfliktsituation gjort bedömningen att det inte är lämpligt att längre söka lösningar tillsammans med de berörda parterna så återstår möjligheten att använda makt för att ensidigt fatta beslut och få ett avslut på konflikten. Det leder ofta till att en eller flera blir besvikna, missnöjda och upprörda. Emellertid spelar det stor roll hur ensidiga beslut genomdrivs. Oskickligt genomförda riskerar de att leda till att situationen förvärras. Genom att skapa goda förutsättningar för att använda makt på ett skickligt och skonsamt sätt blir organisationen mer robust. Det finns fyra områden att arbeta med: 1. Att tydligt och transparent reglera beslutsmandat i organisationen. Det är viktigt att det på alla nivåer i organisationen är tydligt hur maktbefogenheter och sanktionsmöjligheter ser ut. 2. Att medvetandegöra chefer i vilket mandat de har. Chefer behöver veta vilka maktbefogenheter och sanktionsmöjligheter de har samt hur beslutsfattandet ska gå till. 3. Utbildning i gränssättning och hur man på ett skonsamt sätt genomför ensidiga beslut. Många känner sig obekväma i att fatta ensidiga beslut och därmed använda sin makt. Det är därför en god investering för att ge chefer möjligheten att träna på att använda makt på ett skickligt och skonsamt sätt. 4. Tillgång till stöd från HR eller extern konsult. Att fatta ensidiga beslut i en konfliktsituation är krävande och ensamt. Det är därför värdefullt för chefer att få ett kompetent stöd för att till exempel diskutera vad som gäller och vilka strategier som kan vara lämpliga.
Konflikthantering
Det går inte att helt bygga bort konflikter i en verksamhet, och därför är det viktigt att ha en förmåga att hantera dem när de uppstår. För att stärka sin förmåga att hantera konflikter är kan man arbeta inom följande tre områden för att göra det mer konkret: 1. Upptäcka. Det är väsentligt att en organisation förmår att upptäcka konflikter i tid innan de får negativa konsekvenser för verksamheten. 2. Stödja och hantera. Det behöver finnas tydliga former för hur man kan få stöd när man som medarbetare eller chef hamnat i en konfliktsituation där man själv inte kommer vidare genom samtal med den det berör. Det är också värdefullt att utveckla former för att hantera konflikter som uppstår, till exempel förbereda tillgång till medling och konfliktvägledning. Konfliktvägledning är ett sätt att göra det enkelt för medarbetare och chefer att anonymt få bolla situationer som uppstår och därmed öka klarhet kring hur man kan agera själv framåt. 3. Informera. Att informera anställda om stöd och former för att hantera konflikter som är tillgängliga i organisationen.